El excepcional momento que estamos viviendo provoca situaciones nuevas a las que tenemos que enfrentarnos y, como cualquier caso que nos saque de nuestra zona de confort, da pie a estar más despiertos y a innovar para sacar adelante los retos que se nos presentan.
En mi caso, el desafío era como un circo con varias pistas. Con una mujer sanitaria trabajando en el hospital en largos turnos y llegando a casa tan cansada mental y psicológicamente que lo humano era dejarla descansar, y 2 niños de corta edad (aunque no bebés).Había que montar algún sistema que funcionara para teletrabajar, cuidar de los niños, hacer de profesor (y gestionar su asistencia a las clases online), hacer la comida y limpiar la casa, entre muchas otras tareas. Seguro que os suena, pues todos hemos sufrido esta pandemia de una u otra manera, pero lo del teletrabajo en casa con niños da para escribir varios libros.
Reconozco que en las primeras semanas, la situación casi acaba conmigo. Cuando me preocupaba más del teletrabajo, los pequeños campaban a sus anchas por la casa, deshaciendo cualquier tipo de orden, peleando entre ellos y esparciendo por el salón más juguetes de los que yo jamás les compré. Mi casa parecía más uno de esos parques que se quedan llenos de basura tras pasar un día de botellón adolescente que un sitio donde vivir. Por otro lado, si decidía prestarles más atención a ellos, no llegaba a avanzar la mitad del trabajo.
Una solución ágil para la vida
Entonces, un día se me ocurrió. Siempre hablamos de la agilidad como una forma de pensar y algo que no sólo es útil para el trabajo, sino también para nuestro día a día. ¿Por qué no intentar usarla en esta situación?
Enseguida pensé en Kanban por ser un marco muy flexible y que nos permite partir de donde estamos e intentar mejorar nuestro flujo de trabajo. Monté un tablero muy sencillo con el famoso “Por Hacer. En Progreso y Terminado” como estados para nuestras tareas caseras y les expliqué que íbamos a apuntar allí todo lo que había que hacer e ir pasándolo de un estado a otro. Además, añadimos un premio cada vez que una tarea llegara a “Terminado” para incentivar la idea de “empezar a terminar y dejar de empezar”.
Dado el primer paso con nuestro mini tablero Kanban, mi alegría duró poco. Después de unos días de novedad, volvimos al caos. Las tareas empezaban, pero todas se quedaban a medias. Era necesario mejorar el flujo de nuestro trabajo.
Así, nos pusimos manos a la obra. Decidí limitar las acciones en curso a solo dos y les puse la restricción de coger las tareas de arriba hacia abajo en la lista. De esa manera, hasta que no terminaran esas dos primeras tareas, no podrían pasar a la siguiente. Sobra decir que las primeras labores de la lista no iban a ser jugar o pintar, sino desayunar, vestirse y recoger la casa.
Hubo un poco de rebelión a bordo, pero pronto empezaron organizarse y a dar una respuesta más rápida cada día para poder llegar antes a los juegos. Llegó un punto en que dejé de perseguirles para que hicieran las tareas ya que ellos pasaron a autoorganizarse para acabarlas cuanto antes y poder hacer lo que les gustaba.
¡Pero los problemas no habían acabado! La cuestión ahora era definir cuándo considerábamos que las tareas estaban finalizadas. Para ellos, desayunar era tomarse un vaso de leche, mientras que recoger era meter las cosas en el primer sitio que encontraban.
Entonces, les propuse que fuera yo, como padre, el que diera el visto bueno a pasar las tareas de “En Progreso” a “Terminadas” y les expliqué cuáles eran los criterios para dar por finalizada cada una. Alcanzamos un acuerdo de equipo y una política explícita para el proceso.
De este modo, conseguimos poner en marcha las 6 prácticas de Kanban en casa:
- Visualiza: colocar las tareas y el flujo en un tablero
- Limita el trabajo en curso: sólo dos tareas a la vez
- Gestiona el flujo
- Haz políticas explícitas: papá dice cuando una tarea está “Terminada”
- Feedback loops: reuniones para ver nuestros problemas
- Mejora y evoluciona: hicimos cambios y probamos su evolución
Usar este marco nos ha proporcionado un orden en nuestro día a día que nos ha venido muy bien y nos ha ayudado a sobrellevar un poco mejor la situación y a adaptarnos a lo que se nos venía encima. Si ellos lo han conseguido, vuestros equipos seguro que también pueden.