Intranets móviles para el trabajo deslocalizado. Elementos a tener en cuenta

por Víctor Bajo - Account Manager Energía & Utilities | minutos de lectura

En los últimos meses, los departamentos de comunicación han ido adquiriendo cada vez mayor relevancia. La deslocalización provocada por la pandemia (casi un 30% de las personas en España ha trabajado desde sus hogares) ha obligado a las empresas a adaptar sus mecanismos de intercambio de información. Si a esto le sumamos los numerosos profesionales en movilidad (por ejemplo, técnicos de empresas de seguros, telefonía o energía), la necesidad de optimizar, los flujos de comunicación dentro de las compañías, se vuelve imprescindible.

Una intranet es un claro ejemplo de que, potenciando, mejorando y haciendo más accesibles los canales, se puede ayudar a que los equipos estén mejor informados. Si, además, contemplamos la movilidad, las posibilidades son infinitas.

A continuación, vamos a exponer los elementos a tener en cuenta a la hora de construir una intranet para empresas, tanto técnicos, como culturales, de modo que podamos llevar a cabo este tipo de iniciativas con éxito.

 

Implica a los equipos

En primer lugar, hay que mencionar que un proyecto de estas características tiene que contemplar el desarrollo de contenido de valor para los empleados (información útil de la empresa, de procedimientos, etc.). Sin embargo, quedarnos en este punto significaría tan solo la creación de un repositorio documental. El objetivo es ir más allá y plantear funcionalidades innovadoras que hagan más fácil la vida del empleado, agilicen la burocracia y sean accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. Podemos, por ejemplo, poner al servicio de los profesionales, herramientas para la gestión de nóminas y para la tramitación de peticiones de equipamiento técnico, como ordenadores y equipos de protección, entre otros.

Dado que el objetivo es crear un entorno que mejore el vínculo entre trabajador y empresa y favorezca la interacción y la bidireccionalidad, es importante cuidar el ‘engagement’ y la imagen de marca. Para no dejarse nada por el camino, es usual seguir una serie de pasos típicos: planificación, ideación, diseño y rediseño, introducción de procedimientos y funcionalidades y lanzamiento.

Pero, si queremos garantizarlo, una de las partes clave es involucrar desde el principio a todos los departamentos, de modo que se sientan parte del proyecto y cada uno pueda aportar su visión de sus necesidades, construyendo, así, un mapa de navegación ágil. En este contexto, resulta útil su inclusión en la celebración de sesiones de ideación, donde cada área pueda exponer sus opiniones, evitando así, posibles resistencias al cambio.

 

Necesidades individuales

De la misma manera que cada empresa tiene su propia idiosincrasia, un proyecto de este tipo, deberá responder a una serie de criterios que, aunque similares, no son iguales en todas las compañías: introducir nuevas integraciones adaptadas, recoger información de directorio activo, generar plantillas para simplificar la adición de contenidos por los usuarios, integración con ‘backoffice’ para reducir tiempos de desarrollo sin penalizar el rendimiento, etc.

Por ese motivo, hay ocasiones en que las opciones de intranet paquetizadas del mercado no son suficientes para cubrir nuestras necesidades. En este contexto, la elección de Sharepoint, si se cuenta con licenciamiento de Office 365, es ideal para construcciones a medida, ya que permite segmentar contenidos y limitar esfuerzos de desarrollo por las facilidades de integración que proporciona.

Así, podemos apoyar un proyecto de este tipo en tres patas: Sharepoint (como CMS, repositorio de datos y para la administración de permisos); Power Apps (para el desarrollo de una app movil); y Power Automate (que se encargaría de ejecutar los flujos de trabajo, enviar notificaciones y manejar los estados de las solicitudes). Además, Power Automate permite usar conectores, como el de HTTP para vincular a SAP y al API MS Graph. Entre las ventajas de esta arquitectura de ‘Software as a Service’, en la que se evitan las instalaciones y actualizaciones de los productos, está la posibilidad de centralizar la autenticación y la autorización, lo que supone un gran ahorro en desarrollo y administración.

 

Evolución constante

Pese a las fases usuales de un proyecto así, es importante tener en cuenta que, con el tiempo, los requisitos de una empresa cambian y evolucionan, como indicábamos al comienzo del artículo. Por ejemplo, a parte de las noticias básicas de una intranet, en los últimos meses, muchas entidades han añadido una sección sobre procedimientos relacionados con la Covid-19. Del mismo modo, se pueden incluir nuevas herramientas de gestión, contenidos de PRL y funcionalidades de recursos humanos, como el tratamiento de datos personales o la retribución flexible, integraciones con el correo electrónico, y, por supuesto, funciones de movilidad. Cabe mencionar, por ejemplo, la creación de un carrito de la compra, a través del cual, los técnicos de la compañía realicen solicitudes de material (facilitando, así, el seguimiento y la trazabilidad de dicho equipamiento y, por lo tanto, las auditorías).

Una intranet permite generar un canal único entre los colaboradores y la compañía. Además, no está restringida al formato web, sino que, el móvil otorga a los profesionales multitud de posibilidades, no solo acceso a contenido puramente informativo, que ayuda en su trabajo y refuerza nuestra marca empleadora.

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