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Inmersa en la implantación de su plan estratégico 2020, la entidad aseguradora perseguía digitalizar la operación e impulsar la renovación cultural para ganar velocidad de ejecución y resultados.
Nuestro proyecto Optimización de Procesos Financieros, nace para rediseñar los procesos de las 4 áreas de la Dirección Financiera (Compras y Logística, Contabilidad y Tesorería, Consolidación y Reporting), de forma que se eliminen las tareas de menor valor añadido y poder liberar tiempo y recursos para analizar la información y atender nuevas necesidades de la compañía.
Por tanto, este proyecto está relacionado con dos pilares fundamentales:
- Digitalización de la Compañía poniendo foco en operaciones, canales y gestión avanzada
- Renovación de la cultura y organizativa orientada a mayor velocidad de ejecución y resultados
Reto planteado por el cliente
El reto no era sólo diseñar procesos más eficientes, sino que el equipo financiero sintiera la solución como propia y encontraran su espacio de crecimiento. Nuestro planteamiento debía ser muy inclusivo.
Una de las prioridades era conseguir mejoras a corto plazo y ampliar el conocimiento E2E de los procesos entre los departamentos del área y consensuar la operativa. Todo esto con una escucha activa y empática para conseguir la satisfacción del empleado.
Beneficio o ventaja
A través de la aplicación de un enfoque metodológico basado en Lean Office para el diseño y optimización de los procesos: shadowing, workshops de análisis, entrevistas individuales (mapas de empatía) en tan solo 16 workshops logramos optimizar 24 procesos e identificar 109 acciones de mejora, incluyendo quick wins operativos, nuevas herramientas y RPA:
- 31% de las mejoras = quick wins
- 41% mejoras a implantar a c/pl
- 64% mejoras de alto/muy alto impacto para la Dirección Financiera
Resultado final y valoración
Más allá de lograr los objetivos “contractuales” marcados, el éxito del proyecto radicó en la escucha activa y la participación del equipo.
Las entrevistas guiadas, por el equipo de UX, permitieron ahondar en las motivaciones y barreras del cambio. Las dinámicas de los workshops, movilizar a todos los participantes y conseguir que, gracias a nuestro asesoramiento, se identificaran los pain points de sus procesos y los rediseñaran en función de sus necesidades para llevar a cabo nuevas actividades de más valor. Además, se obtuvo mucha más información para el propio cliente y nos aportó mayor visibilidad sobre nuevas oportunidades de negocio.